個人情報保護方針

１． 個人情報及び特定個人情報等保護に関する基本的な方針

  株式会社NTT東日本プロパティーズ（以下「当社」という）は、個人情報及び特定個人情報等の保護に対する社会的要請を十分に認識し、個人情報及び特定個人情報等の適正な取り扱いを推進していくことが、重大な社会的責務であるものと考えております。

  当社は、このような責務を十分に果たしていくとともに、安心・安全なサービスを提供し、皆様に信頼される企業であり続けるため「NTT グループ情報セキュリティポリシー」及び以下の基本的な方針に従い、全社を挙げて個人情報及び特定個人情報等の保護に努めてまいります。

• [1] 当社は、個人情報及び特定個人情報等の保護に関連する法令等※１の規定に従って個人情報及び特定個人情報等の適正な取り扱いを行っていくなど、コンプライアンス（法令遵守）の徹底に努めてまいります。

  [2] 当社は、個人情報及び特定個人情報等の利用目的を明確に定めるとともに、その利用目的の達成に必要な範囲内で適正に個人情報及び特定個人情報等を取り扱います。また、個人情報及び特定個人情報等を正確かつ最新の内容に保つよう努めます。

  [3] 当社は、個人情報及び特定個人情報等の適正な管理のため、情報セキュリティ担当役員（個人情報保護管理者）を置くとともに各組織に個人情報保護に関する責任者及び特定個人情報等保護に関する責任者並びに事務取扱担当者を配置する等の責任体制を整備します。

  [4] 当社は、個人情報及び特定個人情報等を取り扱う業務に従事する者に対して必要な教育研修等を実施するとともに適切な監督を行います。また、個人情報及び特定個人情報等の取り扱いを外部に委託する場合には、守秘義務契約の締結等により委託先においても適正に取り扱われるよう管理、監督します。

  [5] 当社は、個人情報及び特定個人情報等の安全性の確保のため、各種の基準・ガイドライン等を参照しつつ、必要な安全管理措置を講じます。

  [6] 当社は、NTT 東日本における個人情報及び特定個人情報等の取り扱いに関するお客様からのご意見、ご相談等に対して適切に対応します。

  [7] 当社は、個人情報及び特定個人情報等の保護の一層の推進のため、管理体制、安全管理措置その他必要な措置の継続的な改善に努めます。

•  なお、当社は、個人情報のみならず、法人その他の団体のお客様に関する情報についても等しく厳格に保護していくことが重要であるものと認識しております。当社は、これらの情報についても個人情報と同様に適正に取り扱ってまいります。

• ※1 個人情報の保護に関連する法令等の具体例

  ・個人情報の保護に関する法律（平成15 年法律第57 号。以下「個人情報保護法」といいます。）

  ・国土交通省所管分野における個人情報保護に関するガイドライン（平成27年国土交通省告示第464号）

  ・個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン（通則編、仮名加工情報・匿名加工情報編、第三者提供時の確認・記録義務編、外国にある第三者への提供編）（平成28 年11 月 個人情報保護委員会）

  ・行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律（平成25 年法律第27号。以下「番号法」といいます。）

  ・特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン（事業者編）（平成26 年12 月11 日個人情報保護委員会） 等

２．個人情報の具体的な取り扱いに関する方針

• (1)当社が取り扱う個人情報の取得方法

  当社は、口頭、書面、電磁的記録媒体、メール・Web 画面等に入力された電磁的記録、録音、録画その他の方法をもってお客様の個人情報※２を適法かつ公正に取得します。(お客様から直接取得する以外に、当社がお客様以外から間接的に取得する場合を含みます。)

  なお、お客様との電話応対時においては、ご注文・ご意見・ご要望・お問い合わせ内容等の正確な把握、今後のサービス向上のために、通話を録音させていただく場合があります。

• ※２ 個人情報

  個人情報保護法第２条が規定する個人情報をいい、個人データ及び保有個人データを含みます。また、個人のお客様以外のお客様の場合には、そのお客様の代表者、役員、従業員等に関する個人情報を含みます。ただし、本プライバシーポリシーにおいて、特定個人情報等は含みません。以下においても同様とします。

• (2) 利用目的

  当社は、前記(1)に記載した方法により取得した個人情報を取り扱うに当たり、次のとおり利用目的を定めます。当社が取り扱う以下の個人情報については、事業運営・サービス等の提供の他、お客様の本人確認、与信管理、サービス等の料金の計算及び請求、これらに関するお客様へのご連絡等の実施に必要となる範囲内で利用します。なお、お客様との契約が解除等された後においても、上記の利用目的の範囲内で個人情報を利用することがあります。

• [1] お客様がお申込又はご利用のサービス等の名称、内容、申込・提供開始日付等

  [2] お客様の氏名、住所、電話番号、メールアドレス、生年月日等

  [3] お客様の連絡先（氏名、住所、電話番号、メールアドレス等）

  [4] 料金請求先の氏名、住所、電話番号等、料金請求に必要となる金融機関の口座番号及び口座名義、クレジットカード番号、過去における料金の請求及び支払状況等

  [5] 修繕対応状況、修繕履歴情報、利用設備情報等

  [6] お客様の本人確認のためにご提示いただいた書面、電磁的記録に記載の情報又は公共機関もしくは信用情報機関等の第三者から適法に取得する情報のうち個人情報に該当する項目

  [7] お客様との電話応対内容等の対応履歴情報等

  [8] 本人の同意を得て第三者から取得した情報のうち個人情報に該当する項目

  [9] 申込・修繕等の受付履歴、サービス等の利用履歴等、サービスの提供等に付随して取得する情報その他お客様によるサービス等のお申込、ご利用およびお問い合わせに際して当社が取り扱うこととなる情報のうち個人情報に該当する項目

• (3) 調達に係るお取引先法人等に関する情報の共同利用について

  お取引先法人等に関する情報を適正に管理し、調達に係るお取引等に関する契約締結・契約履行・支払い業務を効率的かつ適切に遂行することを目的とし、NTTグループ各社が保有するお取引先法人の担当者情報等について、グループ会社がシステムにおけるマスターデータとして、グループ各社で共同利用します。

  共同利用詳細　日本語（https://group.ntt/jp/protection/partners_procure.html）

  　　　　　 　 　英語（https://group.ntt/en/protection/partners_procure.html）

• (4) 他の事業者等に対する業務委託等に伴う個人情報の提供

  当社が取り扱う個人情報は、個人情報保護法第27 条第5 項第1 号の規定に基づき、当社は個人情報の取り扱いの全部又は一部を委託する他の事業者に対して提供することがあります。この場合、当社は、個人情報を適正に取り扱うと認めた事業者等を選定し、委託契約において、安全管理措置、秘密保持、再委託の条件その他の個人情報の適正な取り扱いに必要な事項を定め、適切に監督します。また、当社の契約等の規定又は個人情報保護法、その他の法令の規定に従い、第三者に提供することがあります。

• (5)安全管理措置に関する基本的な考え方（セキュリティ・ポリシー）

  当社は、個人情報を取り扱うに当たり、個人情報を安全に管理するため、以下のような措置を適切に実施するよう努めます。

• [1] 技術的な保護措置

  特定個人情報等へのアクセス管理、持出し手段の制限、外部からの不正アクセスの防止等に適切な措置を講じることにより、特定個人情報等への不正なアクセスや特定個人情報等の漏えい、滅失、毀損の防止に努めます。

  [2] 組織的な保護措置

  ・特定個人情報等を取り扱う各部署において特定個人情報等保護に係る責任者及び事務取扱担当者※8 を置き、責任及び権限を明確に定めます。

  ・特定個人情報等を安全に管理するため、社内規程、マニュアル等を定め事務取扱担当者に遵守させるとともに、遵守状況についても定期的に適切に管理、監督します。

  ・事務取扱担当者に対して定期的に適切な教育研修を実施することにより、特定個人情報等の重要性について十分に認識し特定個人情報等を適正に取り扱うよう、従業者一人ひとりの意識の向上に努めます。

  ・特定個人情報等の取り扱いを外部に委託する場合には、守秘義務契約の締結等により委託先においても適正に取り扱われるよう監督します。

• ※3 事務取扱担当者

  特定個人情報等の事務に従事する者をいいます。以下においても同様とします。

• [3] 物理的な保護措置

  特定個人情報等を取り扱う建物やフロアの入退室管理、盗難等の防止、システムや文書の持出し・保管時における施錠などの諸対策を講じます。

  [4] 外的環境の把握

  特定個人情報等を外国に保存する、又はその取り扱いを外国にある第三者に委託する等、外国で取り扱う場合には、番号法及び個人情報保護法の規定に従い、各国の個人情報の保護に関する制度を把握して適切な措置を講じます。

• (6) 開示・訂正等の手続

  当社は、お客様からの、個人情報の利用目的の通知又は個人情報、個人情報の第三者提供に係る記録の開示(以下「開示等」といいます。)若しくは個人情報の訂正、追加若しくは削除又は利用停止若しくは第三者提供の停止(以下「訂正等」といいます。)のお申出(以下「開示・訂正等のお申出」といいます。)について、以下のとおり手続を定めます。

  [1] 開示・訂正等のお申出先

  03-6452-8590

  （午前9 時～午後5 時／土曜・日曜・祝日・年末年始を除く。）

  [2] 開示・訂正等の手続

  ア 開示等の手続

   ・当社は、お客様から開示等のお申出があったときは、電磁的記録の提供による方法、書面の交付による方法その他当社の定める方法のうちお客様が請求した方法により回答します。ただし、お客様が請求した方法により開示を行うことが困難であると当社が判断したときは、その旨及びその理由をお伝えし、書面の交付による開示を行います。いずれの場合においても、お客様からの開示等のお申出は、当社があらかじめ定めた様式に従った書面を提出することにより行っていただくものとします。

   ・当社は、開示等のお申出があった場合においても、個人情報保護法の規定に基づき、その一部又は全部について開示等をしないことがあります。この場合においては、当社は、開示等をしない旨及びその理由をお知らせします。なお、代理人に対しては、個人情報を開示することにより通信の秘密を侵害することとなる場合、人の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合等は、対象となる個人情報の全部又は一部を開示しないことがあります。

   ・開示等をご希望のお客様は前記[1]記載のお申出先にご連絡ください。手続の詳細についてご案内します。

  イ 訂正等の手続

   ・当社は、お客様から訂正等のお申出があったときは、そのお申出内容について調査を行います。この場合において、お客様からの訂正等のお申出は、当社があらかじめ定めた様式に従った書面を提出することにより行っていただくものとします。

   ・当社は、調査の結果、個人情報の内容が事実でないとき、又はお客様の権利若しくは正当な利益が害されるおそれがあるとき、その他当該個人情報の取り扱いが適正でないと認めるときは、訂正等を行います。

   ・当社は、訂正等のお申出があった場合においても、個人情報保護法の規定に基づき、その一部又は全部について訂正等をしないことがあります。この場合においては、当社は、訂正等をしない旨及びその理由をお知らせします。

   ・訂正等をご希望のお客様は前記[1]記載のお申出先にご連絡ください。手続の詳細についてご案内します。

  [3] 本人確認等先

  開示・訂正等のお申出に当たっては、対象となる個人情報に係る本人又はその代理人であることを確認できる書面が必要となります。必要となる書面の詳細については前記[1]記載のお申出先にお尋ねください。

  [4] 開示等のお申出に係る手数料の額等

  ・手 数 料：１契約 (物件等)に係るお申出ごとに基本料金440 円(税込)及び、開示希望情報の項目、量、開示方法等に応じた手数料が加算されます。

  ・送 料：簡易書留による郵送に係る実費

  ・請求方法:請求書にて請求します。

  ・その他手数料の額等の詳細については、前記[1]記載のお申出先にお尋ねください。

  [5] その他

  ・当社は、このプライバシーポリシーの記載内容にかかわらず、契約等の規定に基づき取り扱います。

• (7) 個人情報の取り扱いに関するご意見等の受付窓口

  当社の個人情報の取り扱いに関するご相談、ご要望等については、以下のお申出先で承ります。

  03-6452-8590

  （午前9 時～午後5 時／土曜・日曜・祝日・年末年始を除く。）

• (8) 認定個人情報保護団体

  当社は、個人情報保護法に基づく個人情報保護委員会の対象事業者です。なお、同団体における苦情の解決の申出先については、以下のとおりです。

  個人情報保護員会（https://www.ppc.go.jp/index.html）

• (9) 取得した個人情報の加工

  当社は、取得した個人情報をもとに、仮名加工情報、匿名加工情報を作成することがあります。その場合は、個人情報保護法の規定に従い適切な措置を講じます。

• (10) 個人関連情報の取り扱い

  当社は、個人関連情報（生存する個人に関する情報であって、個人情報、仮名加工情報及び匿名加工情報のいずれにも該当しないものをいい、具体的には、ウェブサイトの閲覧履歴や位置情報等を指します。）を以下のとおり取り扱います。

  [1]当社が個人関連情報を提供する場合

   当社は、提供先の第三者が個人関連情報を個人データとして取得することが想定されるときは、個人情報保護法第27 条第1 項各号による場合以外は、お客様本人からあらかじめ同意を得ていること（当該第三者が外国にある場合、同意を得るにあたって、当該外国の名称、個人情報の保護に関する制度、当該第三者が講ずる個人情報の保護のための措置その他の当該本人に参考となるべき情報が当該本人に提供されていることを含みます。）を確認することなく、当該第三者へ個人関連情報を提供いたしません。

  [2]当社が個人関連情報を個人データとして取得する場合

   当社は、個人関連情報を個人データとして取得する場合には、お客様本人からあらかじめ同意を得るものとします。ただし、当該個人データを提供しようとする者においてお客様本人から同意を得ている場合には、あらかじめ同意を得ることに代えることができるものとします。

• 【個人情報の取扱いに関するご意見等の受付窓口】

  株式会社NTT東日本プロパティーズ　企画部

  03-6452-8590

   （午前9 時～午後5 時／土曜・日曜・祝日・年末年始を除く。）

2024年6月
株式会社NTT東日本プロパティーズ
代表取締役社長　百瀬　真也